1.1.Latar Belakang Pendahuluan
Perkembangan bisnis dewasa ini yang semakin pesat dan juga semakin
ketat, menuntut para pelaku usaha untuk mampu terus menerus beradaptasi
dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar
bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi
market leader.
Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan
yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi,
pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya
khususnya dalam hal sistim informasi perusahaan.
Sistim informasi sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam berbagai hal
misalnya untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data.
Sebagai bagian integral dari sistim pengambilan keputusan,
mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem
informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara
guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Sistim informasi merupakan suatu sistim yang kompleks dan memerlukan
perencanaan dan pengembangan yang cermat agar sesuai dengan kebutuhan
penggunanya. Abdulkadir menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan
sebuah sistem yang menyajikan informasi yang digunakan untuk operasi dan
manajemen dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.
Biaya pembangunan dan pengembangannya dapat dikatakan relatif mahal,
mengapa ? karena pembangunan sistim informasi membutuhkan sumber daya
manusia yang kompeten di bidangnya serta mampu mengintegrasikannya
dengan kebutuhan perusahaan yang biasanya memiliki kompleksitas yang
tinggi.
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan
beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang
dilakukan dapat berjalan dengan baik.
1.2.Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk:
1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen beserta komponen-komponennya secara sederhana
2. Menjelaskan mengenai hubungan SI dengan perusahaan.
3. Berharap dengan diidentifikasinya masalah yang terjadi, maka solusi untuk masalah tersebut dapat ditemukan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input)
dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam
suatu kegiatan manajemen.
Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui
bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat
membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah,
dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,
pengendalian dan pengambilan keputusan).
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan,
karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara
lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.Aspek utama dari sistem
informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input)
dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam
suatu kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer
memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman
lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak
organisasi yang
gagal membangun SIM karena :
- Kurang organisasi yang wajar
- Kurangnya perencanaan yang memadai
- Kurang personil yang handal
- Kurangnya dukungan biaya
- Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para
manajer dalam merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem
dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat
yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis
dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar
sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik
manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan
keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak
bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa
bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah
memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika
Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O’Brien, 2007)
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok
bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen
model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen
software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan.
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1) Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2) Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran
yang diinginkan.
3) Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai
sistem.
4) Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5) Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database
atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk
memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6) Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7) Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi
lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data
yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis
data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang
disebut DBMS (Database Management System).
8) Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa halhal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
9) Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah
kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software
sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan
terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan
berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media
penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router.
Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network
adapter drive, dan protokol jaringan.
2.2. Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan
lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem
informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output
(IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari
luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output
yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai
information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:
- Data yang mendukung informasi
- Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
- Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi
Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan
transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai
tiga peran utama:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level
manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh
karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah
organisasi perlu
mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun
sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level
manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu:
- manajemen tingkat atas,
- manajemen tingkat menengah,
- manajemen tingkat bawah,
- pegawai non-manajemen.
Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis)
adalah manajemen pada level paling atas yang menangani
keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang
sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah
ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis)
adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan
taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan
sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah
adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan
operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian
sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu
dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak
termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara
vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus
informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi
vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus
informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
3. PEMBAHASAN
Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai
organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem
informasi. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja
yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi
telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya,
penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan
sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan
tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah
diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif.
3.1. Kesuksesan Sistem Informasi
Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis
komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi
harus melalui proses yang tepat.
Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi
dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga
menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu
perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem
informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan
perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu
diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi.
Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan
survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data
informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang
diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk
mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang
telah ada. Selanjutnya, dilakukan
sintese system, yaitu
pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi
revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru.
Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi
bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan
diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.
Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain
sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang
terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat
rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain
sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan
yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen.
Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu
dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan,
prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan
suatu sistem implementasi sistem yang baru.
Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah
implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan
aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu,
bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada
pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu
dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan
modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus
diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan
sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk
periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan
bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap
akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.
Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah
review sistem.
Review tersebut
dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui
kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan
supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat
penggantian sistem dapat diketahui.
Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang
review akan
menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan
prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.
3.2. Kegagalan Sistem Informasi
Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu
sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga
produktivitas kerja di
perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan
yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan
banyak perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi
dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan
penerapan sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien
(1999):
- Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem
informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi
yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi
faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu
perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki
terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan
menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat
mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi antar
satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing
pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.
- Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak
didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani
keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang
mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan
sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan
perusahaan.
- Inkompetensi secara teknologi
Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh
perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan
SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem
informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan
berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama
pada perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya masih rendah.
Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk
menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu.
4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi,
strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi
sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan
faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang
diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan
tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah
karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap
berhasil ataupun tidak.
5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan
merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan
komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem
tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu
memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah
pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam
perusahaan
5.KESIMPULAN
Sistem informasi digunakan oleh manajemen untuk mendapatkan informasi
secara internal maupun eksternal. Informasi tersebut digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan dalam menentukan strategi yang tepat dalam
persaingan bisnis yang sedang terjadi.
Sistem informasi juga digunakan dalam proses bisnis untuk
memperlancar proses itu sendiri, dengan sistem informasi yang terpusat
menggunakan internetworking dan digunakan oleh setiap bagian yang ada
sehingga mempercepat pertukaran informasi yang akurat lebih efektif dan
efisien
Secara umum. Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada
bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem yang tidak dapat
digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna harus memahami sistem
informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem
bekerja secara sempurna. Terdapat faktor penyebab munculnya masalah
pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan
nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:Desain, Data, Biaya, dan Operasi
Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu
sistem menurut Laudon yaitu: tingkat penggunaannya relatif tinggi,
Kepuasan pengguna terhadap sistem, Sikap yang menguntungkan para
pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi,
Tujuan yang dicapai dan Imbal balik keuangan untuk organisasi.
Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena
besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari
kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal
karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal.
beberapa faktor yang dapat yang dapat menyebabkan sukses atau
tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem
informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem
informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif,
keterlibatan
end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan
perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan
yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara
lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari
end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.
DAFTAR PUSTAKA
Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.
Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.
Kroenke, David M. 1994.
Management Information System. McGraw Hill
O’Brien, James A. 1999.
Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA.
O’Brien, James A. 2002
. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, JA and George Marakas 2009.
Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
